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INTRODUCTION

Les entreprises, administrations et établissements de toute nature et de toute taille tendent à développer de plus en plus leurs productions électroniques, soit par la numérisation de documents initialement établis sur support papier, soit par une production nativement électronique, notamment dans le cadre de l'essor de l'administration électronique (formalités et déclarations en réseau, formulaires administratifs en ligne...) ou de la formation de contrats par voie électronique. En sus de la facilitation du traitement, de l'exploitation et de la transmission de l'information, ces pratiques réduisent la volumétrie de l'information écrite par rapport à son équivalent-papier.

L'évolution vers l'électronique concerne des informations de tous degrés d'importance ou de gravité, des documents internes

Qu’est ce que les archives ?

Le mot «archives» désigne l’ensemble des

documents élaborés ou reçus par une

personne physique ou morale, un organisme

public ou privé, résultant de leur activité et

conservées en vue de leur utilisation

Pourquoi faut-il archiver ?

Archiver, c’est conserver un document dont on a

plus l’utilité immédiate, mais qui peut encore servir

soit :

– Production de preuves dans l’éventualité

d’une contestation, d’un litige devant les

tribunaux

– En vue de contrôles (fiscaux/sociaux) de

l’Administration, pour répondre à des Audits

– A titre de patrimoine informationnel

(préservation de la mémoire de l’entreprise)

Pourquoi archiver ses données ?

 Elles sont devenues le centre névralgique de la   collectivité et des Entreprises…, il faut :

     Conserver sur le long terme

     Retrouver immédiatement un document,

     Optimiser sa relation clients et fournisseurs,

     Partager l’accès à l’information,

     Réduire les temps de manipulation,

     Supprimer les risques de perte ou de destruction

Deux familles d’archives électroniques

Les documents électroniques issus de la

numérisation des originaux papier

– En l’état actuel du droit, seule la version papier constitue

une preuve (la preuve ultime = l’original papier)

– La copie ne possède pas la même valeur que l’original au

sens du code civil.

– Les entreprises élaborent fréquemment un calcul de

risque, et à ce titre, peuvent conserver uniquement des

copies. Exemple, les banques avec les chèques.

Les documents nativement électroniques produits

grâce à la signature électronique

Loi du 13 mars 2000 et Décrets d’application de 2002

Quels sont les supports d’archivage ?

Deux catégories de supports d’archivage

– Les supports magnétiques (disque dur, bandes)

Les supports optiques (CD, DVD, …)

Quels sont les formats d’archivage ?

Format d’origine

– Word, Excel, HTML, etc.

Format image

– TIFF

Format texte

– txt

Format « image et texte »

– PDF

Vers de nouveaux standard

PFD/A pour le document et XML pour les métadonnées